Osoba współpracująca

Osoba współpracująca, czyli kiedy ktoś z rodziny pomaga prowadzić firmę.

O osobie współpracującej mówimy najczęściej w przypadku, kiedy ktoś z członków rodziny pomaga w prowadzeniu działalności gospodarczej.

Takie rozwiązanie ze względu na wzajemne zaufanie, rzetelność i uczciwość (w końcu jesteśmy rodziną!) powszechnie uchodzi za korzystne. Co na ten temat przepisy?

Kim jest osoba współpracująca?

Należy pamiętać, że zatrudnienie członka rodziny w działalności wiąże się z zastosowaniem szczególnych zasad, przede wszystkim w odniesieniu do ZUS-u, ale również podatku dochodowego. Dlatego też przed podjęciem decyzji warto zapoznać się z obowiązującymi przepisami, które zaprezentuję poniżej.

Osoba współpracująca w świetle ustawy

Na wstępie warto sięgnąć do ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z art. 8 ust. 11 za osobę współpracującą uważa się małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z nim we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności lub wykonywaniu umowy agencyjnej lub umowy zlecenia. Zasada ta nie ma jednak zastosowania w stosunku do osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Istotne jest, aby wszystkie wyżej wymienione warunki były spełnione łącznie.

Ciekawostka: ZUS nie uważa rodzeństwa za osoby współpracujące.

Ważne! Jeśli pracownik spełnia powyższe kryteria musi zostać zgłoszony w ciągu 7 dni od momentu rozpoczęcia współpracy do ubezpieczeń społecznych z kodem tytułu ubezpieczenia 05 11. Niedopełnienie tego obowiązku może mieć bardzo poważne konsekwencje.

Zatrudnienie członka rodziny a składki ZUS

Decydując się na zatrudnienie członka rodziny, który spełnia definicję osoby współpracującej, przedsiębiorca powinien pamiętać o specyficznych zasadach wyliczania składek ZUS.

Osoba współpracująca a umowa o pracę

W przypadku, gdy współpraca będzie się odbywać na zasadach umowy o pracę, składki należy naliczać według takich samych zasad, jak składki przedsiębiorcy.

Jak? Obowiązkowo zostają naliczane składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne od dnia rozpoczęcia współpracy przy prowadzeniu pozarolniczej działalności do zakończenia tej współpracy. Natomiast ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne i objęcie nim następuje na wniosek zainteresowanego.

W sytuacji, gdy osoba współpracująca posiada inny tytuł ubezpieczenia z działalności, opłacana będzie wyłącznie składka zdrowotna.

Uwaga! Członkowie rodziny nie mogą skorzystać z preferencji przy opłacaniu składek ZUS, czyli między innymi z ulgi na start i preferencyjnego ZUS-u przez pierwsze 24 m-ce nawet, jeśli zatrudniający przedsiębiorca korzysta z tej opcji.  To znaczy, że jeżeli jest to jedyny tytuł ubezpieczenia, za osobę współpracującą należy opłacać składki ZUS w standardowej, pełnej wysokości.

Warto dodatkowo pamiętać o fakcie, że nawet bezpłatna pomoc osoby współpracującej, powinna zostać objęta składkami ZUS.

Osoba współpracująca a umowa zlecenie

Inaczej sytuacja wygląda przy zatrudnieniu osoby współpracującej na umowę zlecenie. Ta forma współpracy nie skutkuje uznaniem takiej osoby za osobę współpracującą przy prowadzeniu działalności. Oznacza to, że zleceniodawca wylicza i odprowadza składki zgodnie z zasadami odwołującymi się do umów cywilnoprawnych. W efekcie wysokość składek uzależniona jest od wysokości wpłacanego wynagrodzenia.

Wynagrodzenie osoby współpracującej a PIT

Wynagrodzenie wypłacane osobom spokrewnionym z przedsiębiorcą opodatkowane jest podatkiem dochodowym na identycznych zasadach jak wynagrodzenie wypłacane innym pracownikom. Przedsiębiorca zobowiązany jest, więc do uiszczania zaliczek na podatek dochodowy od tego wynagrodzenia i uwzględnienia go w deklaracjach PIT-4R oraz PIT-11 składanych za pracowników.

W sytuacji nieodpłatnego zatrudnienia członka rodziny w działalności gospodarczej nie powstaje dochód po stronie osoby świadczącej nieodpłatnie pracę, ale występuje przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń po stronie przedsiębiorcy. Na szczęście nie trzeba odprowadzać z tego tytułu podatku, ponieważ przepisy podatkowe przewidują zwolnienia w tym zakresie, a mianowicie wolna od podatku jest wartość świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, otrzymanych od osób zaliczonych do I i II grupy podatkowej w rozumieniu przepisów o podatku od spadku i darowizn.

Wynagrodzenie członka rodziny a KUP

Jeszcze do niedawna koszt pracy najbliższych członków rodziny (małżonka i małoletnich dzieci) nie mógł być zaliczany do kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z nowymi regulacjami, które obowiązują od 1 stycznia 2019 roku, wynagrodzenie wypłacane na rzecz małżonków i małoletnich dzieci z tytułu m. in.:

• stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy, pracy nakładczej,
• osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej,
• wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło,
• umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich,
• praktyk absolwenckich,

zostało zrównane z wynagrodzeniami innych zatrudnianych osób, co oznacza, że może stanowić koszt uzyskania przychodów.

Warto przy tym pamiętać, że do kosztów nie będzie można zaliczyć wskazanych powyżej przychodów, jeśli nie zostały postawione do dyspozycji lub wypłacone członkowi rodziny.