Krajowy System e-Faktur dostępny jest już od 1 stycznia 2022 roku. Do tej pory korzystanie z niego jest jednak dobrowolne. Wszystko zmieni się już w 2024 roku, to informacja niezwykle ważna zarówno dla podatników, jak i firm księgowych, które ich obsługują. W tym artykule eksperci biura rachunkowego NOVO przybliżą nieco platformę KSeF, jej charakterystykę oraz główne założenia.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Platforma KSeF to rozwiązanie przygotowane przez Ministerstwo Finansów i dla chętnych udostępnione już w 2022 roku. Wprowadzono ją w ramach działań związanych z polityką uszczelniania systemu podatkowego w naszym kraju. Główną funkcjonalnością tego systemu komputerowego jest możliwość generowania i udostępniania faktur sprzedażowych. Wdrożenie platformy sprawia, że są one ujednolicone pod kątem struktury. W związku z tym Krajowy System e-Faktur prowadzi do centralizacji procesu rejestracji faktur występujących w obrocie gospodarczym. Dzięki temu organy państwowe zyskują większą kontrolę nad całym procesem i minimalizują ryzyko wyłudzeń VAT oraz nielegalnej działalności podmiotów gospodarczych w tym obszarze.

Podstawowe założenia KSeF

Głównym założeniem wdrożenia platformy KSeF jest zoptymalizowanie fakturowania w Polsce oraz usprawnienie obiegu dokumentów. Ponadto system sprawi, że e-faktury będą miały jednakowy standard, a cała procedura ich wystawiania i otrzymywania powinna być jeszcze prostsza. Docelowo ma to przynieść wiele korzyści zarówno przedsiębiorcom, jak i urzędnikom Urzędu Skarbowego, którym zdecydowanie łatwiej będzie kontrolować poprawność przeprowadzanych transakcji i prawidłowe rozliczenie VAT.

KSeF – jak to działa?

Za pomocą platformy KSeF można wystawiać faktury w formacie XML. W tym celu wykorzystuje się oprogramowanie finansowo-księgowe. Zadaniem systemu jest sprawdzenie zgodności dokumentu z przyjętym standardem oraz nadanie mu unikalnego numeru ewidencyjnego. Ponadto jako wystawca faktury otrzymujesz urzędowe poświadczenie odbioru. Odbiorca faktury zyskuje dostęp do dokumentu po uwierzytelnieniu się w platformie KSeF lub w ramach tzw. dostępu anonimowego. To intuicyjne i praktyczne rozwiązanie, a nauka jego obsługi nie powinna zająć przedsiębiorcom dużo czasu.

Od kiego Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy?

Zgodnie z uchwalonymi przepisami KSeF będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku. Termin ten obowiązuje czynnych podatników VAT. Nieco więcej czasu na przygotowanie do jego wdrożenia mają podmioty z sektora MŚP, która są podmiotowo lub przedmiotowo zwolnione z VAT. W ich przypadku obowiązek korzystania z KSeF wjedzie w życie 1 stycznia 2025 roku.

Rozliczanie e-faktur

Jak przygotować się do wdrożenia KSeF?

Wdrożenie KSeF warto zaplanować z odpowiednim wyprzedzeniem. Tak naprawdę już teraz można przejść do testowania możliwości platformy i nauki jej obsługi. W ramach rekomendowanych przez nas przygotowań warto uwzględnić m.in.:

  • możliwość połączenia platformy KSeF z wykorzystywanym w Twojej firmie systemem księgowym;
  • sprawdzenie możliwości platformy pod względem powiązań pomiędzy modułami: sprzedaży, magazynowania i finansowo-księgowym;
  • przeprowadzenie wewnętrznych szkoleń z obsługi systemu KSeF;
  • nadać uprawnienia pracownikom do korzystania z platformy.

Dzięki temu w momencie wejścia obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur Twoja firma będzie jeszcze lepiej przygotowana na obsługę tej platformy i nic Cię nie zaskoczy.

Nadawanie uprawnień w ramach KSeF

Obsługa platformy KSeF możliwa jest dopiero po nadaniu uprawień. Podatnik w formie fizycznej ma je przypisane do siebie w sposób automatyczny i nie trzeba tego zgłaszać. Nieco inaczej wygląda to w przypadku, gdy za obsługę platformy ma odpowiadać pracownik Twojej firmy. Wówczas w zawiadomieniu ZAW-FA należy wskazać z imienia i nazwiska osobę, która będzie uprawniona do obsługi KSeF z ramienia danej firmy. Następnie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur możliwe jest po zalogowaniu się przy pomocy Podpisu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Warto zapoznać się z całą procedurą, zanim obowiązek eksploatacji KSeF wejdzie w życie.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości rekomendujemy kontakt z naszym ekspertem lub z przedstawicielem Urzędu Skarbowego właściwego dla siedziby Twojej firmy i prowadzonych przez nią rozliczeń podatkowych.

Masz pytania?
Zapraszamy serdecznie do kontaktu z NOVOczesną księgową. Wspólnie znajdziemy najlepsze dla Ciebie rozwiązania w zakresie rachunkowości.
Księgowa Lublin Ewelina Policha

Ewelina Policha

Prezes zarządu, spec. ds. pełnej księgowości

Od ponad dziesięciu lat rozliczam jednoosobowe działalności gospodarcze i spółki prawa handlowego. Posiadam wysokie kwalifikacje w zakresie obsługi kadrowo-płacowej. Uważam, że mam szczęście, że wykonuję zawód, który kocham.

Przeczytaj również

Zalety i korzyści outsourcingu usług kadrowo-płacowych

Dowiedz się, na czym polega zdalna księgowość w praktyce

Jak założyć firmę w 2024 – Krok po kroku

Dowiedz się, na czym polega zdalna księgowość w praktyce

Zalety zdalnej księgowości w małych przedsiębiorstwach

Dowiedz się, na czym polega zdalna księgowość w praktyce